Počnúc dňom 19.10.2018 bude môcť komunikácia a výmena informácií vo verejnom obstarávaní prebiehať výlučne elektronicky, až na zákonom určené výnimky (§ 20 ods. 7 - 9 zákona). Dôležité je si uvedomiť, že k tomuto ustanoveniu nie je už žiadna ďalšia prechodná úprava. To znamená, že od 19. októbra sa povinnosť komunikovať elektronicky bude týkať všetkých nadlimitných aj podlimitných verejných obstarávaní a to bez ohľadu na termín ich vyhlásenia. Povinná elektronická komunikácia sa tak týka už aj väčšiny obstarávaní, ktoré sú vyhlasované v tomto období. Podľa § 20 ods. 2 zákona: „Verejný obstarávateľ a obstarávateľ v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania, ..., zverejnia podrobnosti o elektronickej komunikácii vrátane doručovania a identifikujú informačný systém, prostredníctvom ktorého sa verejné obstarávanie realizuje.“ Bohužiaľ ÚVO k dnešnému dňu nezverejnil ucelenú metodiku k elektronickej komunikácii a výmene informácií (s výnimkou všeobecných informácií v dokumente s názvom Metodika zadávania zákaziek). Môžeme tak v tomto článku vychádzať len z dôvodovej správy k zákonu a jednotlivých metodických usmernení k tejto téme: Dôvodová správa: „...Po uplynutí prechodného obdobia 30 mesiacov sa má dosiahnuť úplná elektronická komunikácia, t. j. komunikácia elektronickými prostriedkami vo všetkých fázach postupu verejného obstarávania, vrátane zasielania, resp. predkladania žiadostí o účasť a najmä zasielania, resp. predkladania ponúk. Z povinného používania elektronických prostriedkov komunikácie nevyplýva povinnosť, aby sa vykonávalo elektronické spracovanie, ani povinnosť elektronického vyhodnotenia či automatického spracovania ponúk, ...“ „...Verejní obstarávatelia a obstarávatelia by predtým, ako stanovia úroveň zabezpečenia požadovanú pre elektronické prostriedky komunikácie, ktoré sa majú používať v rôznych fázach postupu zadávania verejných zákaziek, mali vyhodnotiť primeranosť medzi požiadavkami zameranými na zabezpečenie správnej a spoľahlivej identifikácie odosielateľov predmetnej komunikácie, ako aj integritou jej obsahu na jednej strane a rizikom problémov, ... Napr. mohlo by byť dostatočné, aby vysvetľovanie súťažných podkladov mohlo prebiehať emailovou správou, pričom viac zabezpečený spôsob elektronickej komunikácie by bol určený pre predloženie samotnej ponuky, ktorá predstavuje pre hospodársky subjekt záväznú ponuku. ... Dôležité je najmä to, aby sa príležitostná ústna komunikácia s uchádzačmi, ktorá by mohla mať vplyv na obsah a posúdenie ich ponúk, zdokumentovala v dostatočnom rozsahu a vhodnými prostriedkami, ako sú písomné alebo zvukové záznamy.“   Úrad zverejnil aj niekoľko (14) metodických usmernení k § 20 zákona, z ktorých vyberáme: Zákazky s nízkou hodnotou a el. komunikácia Metodické usmernenie ÚVO č. 5117-5000/2016 zo dňa 1.4.2016: „...Nakoľko na použitie podmienok deklarovaných v ustanovení § 18 (zmeny zmluvy) a § 20 (komunikácia) zákon o verejnom obstarávaní pri zákazkách s nízkou hodnotou nikde priamo neodkazuje, je možné usudzovať, že ich aplikácia v prípade tohto typu zákaziek nie je citovaným zákonom predpokladaná, resp. prikázaná, čo však nevylučuje možnosť ich primeraného použitia.“   Moment doručenia Metodické usmernenie ÚVO č. 9550-5000/2016 zo dňa 14.6.2016: „... Je v kompetencii verejného obstarávateľa a obstarávateľa upraviť pravidlá elektronickej komunikácie vrátane doručovania v závislosti od použitých komunikačných prostriedkov, resp. informačných systémov.“   Ako budete vedieť, či doklady predložené v elektronickej ponuke boli predložené ako originál, resp. overená kópia, a že tieto doklady neboli uchádzačom pozmenené? Metodické usmernenie ÚVO č. 18693-5000/2016 zo dňa 11.10.2016: „...Na zabezpečenie plne elektronického procesu zadávania zákaziek sa predpokladá aj predkladanie žiadostí o účasť a dokladov v elektronickej podobe. Ak príslušná inštitúcia vydá doklad v elektronickej podobe, ten by mal byť na zabezpečenie neporušenosti obsahu opatrený ochranným prvkom, napr. zaručeným elektronickým podpisom, časovou pečiatkou a podobne.“   Metodické usmernenie ÚVO č. 19005-5000/2016 zo dňa 21.10.2016: Ak uchádzač podá po tomto termíne žiadosť, otázku a pod. v listinnej podobe ako má verejný obstarávateľ a obstarávateľ reagovať? „... Predkladanie ponúk alebo napr. žiadostí o vysvetlenie v listinnej podobe, okrem spomenutých výnimiek stanovených v zákone o verejnom obstarávaní, nebude vo verejnom obstarávaní od 1. 4. 2017 možné.“ Pozn. V čase vydania metodického usmernenia platil pre povinnú el. komunikáciu ešte termín 1.4.2017   Má byť systém na riadenie verejných obstarávaní povinne integrovaný na niektoré iné systémy, napr. IS ZÚ, registre vedené úradom, resp. iné referenčné registre (napr. pre overovanie údajov o uchádzačoch)? „...Povinnosť integrácie informačného systému, ktorý umožňuje elektronické zadávanie zákaziek, na iné systémy a registre verejnej správy zo zákona o verejnom obstarávaní nevyplýva.“   Musí byť informačný systém na riadenie verejných obstarávaní certifikovaný? „... Uvedené sa vzťahuje len na systém na uskutočnenie elektronickej aukcie, nie celý proces zadávania zákazky. ...“   Ak verejný obstarávateľ a obstarávateľ pri vyhlásení verejného obstarávania použije IS EVO, bude tým v plnom rozsahu splnená požiadavka na elektronickú komunikáciu? „Pre zabezpečenie plne elektronického verejného obstarávania pre všetky postupy a fázy je potrebné v IS EVO dopracovať a rozšíriť niektoré funkcionality, ako napr. prihlasovanie prostredníctvom eID.“   Forma predkladaných dokladov Metodické usmernenie ÚVO č. 4282-5000/2018 zo dňa 13.03.2018: „...ak sa určí doklad, napr. poskytnutie bankovej záruky, ktorý bude vydávať príslušná inštitúcia v elektronickej podobe, záujemca/uchádzač predloží takýto doklad ako originál vydaný v elektronickej podobe do informačného systému, prostredníctvom ktorého sa bude realizovať proces verejného obstarávania. Ak dôjde k situácii, že sa takýto doklad nebude vydávať ako originál v elektronickej podobe, do úvahy prichádza jeho predloženie zo strany záujemcu/uchádzača v naskenovanej podobe do informačného systému, prostredníctvom ktorého sa proces verejného obstarávania bude uskutočňovať. Zákon o verejnom obstarávaní nedefinuje náležitosti ani formáty jednotlivých dokladov vydávaných ako originály v elektronickej podobe.“   Forma podávania žiadostí o nápravu a námietok vo verejných obstarávaniach realizovaných elektronickými prostriedkami Výkladové stanovisko ÚVO č. 3/2018 „...Z citovaných ustanovení upravujúcich revízne postupy tiež vyplýva, že ZVO dáva uchádzačom, resp. záujemcom na výber, ktorú podobu doručenia revíznych postupov si zvolia (listinnú alebo cez ÚPVS v prípade námietok alebo listinnú, faxom alebo elektronickú v prípade žiadosti o nápravu), a to bez ohľadu na to, či sa komunikácia v danom verejnom obstarávaní uskutočňuje v listinnej forme, elektronickej forme alebo povinne v elektronickej forme“   Vzhľadom na vyššie uvedené požiadame úrad o ďalšie metodické usmernenie. Naše otázky:

• Je systém IS EVO už dopracovaný v súlade s požiadavkami na elektronickú komunikáciu?

 

• Je, alebo bude systém IS EVO dňa 19.10.2018 prepojený na iné elektronické systémy štátnej správy pre potreby overovania splnenia niektorých podmienok účasti uchádzačmi/záujemcami? 

 

• Ako má verejný obstarávateľ/obstarávateľ postupovať, ak vyhlásil verejné obstarávanie a umožnil v podmienkach súťaže aj komunikáciu prostredníctvom pošty či iného doručovateľa a verejné obstarávanie nebude do 19.10.2018 ukončené?

 

• Ktoré úkony vo verejnom obstarávaní, týkajúce sa komunikácie s uchádzačmi či záujemcami môžu, v súlade s dôvodovou správou, prebiehať emailovou komunikáciou po 19.10.2018?

 

• Môže verejný obstarávateľ/obstarávateľ vyhodnocovať podmienky účasti napr. týkajúce sa osobného postavenia na základe oskenovaných dokladov, keď tieto nie sú vydávané ako originál v elektronickej podobe?

 

• Podľa § 55 ods. 1 zákona

„Verejný obstarávateľ a obstarávateľ písomne požiadajú uchádzača alebo uchádzačov o predloženie dokladov preukazujúcich splnenie podmienok účasti v lehote nie kratšej ako päť pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti a vyhodnotia ich podľa § 40.“

Majú verejný obstarávatelia a obstarávatelia od 19.10.2018 požadovať podľa § 55 ods. 1 od uchádzačov predloženie oskenovaných dokladov, keď tieto nie sú vydávané ako originál v elektronickej podobe?

 

• Ako má postupovať verejný obstarávateľ od 19.10.2018 v prípade pochybností o pravdivosti predložených oskenovaných dokladov, ktoré nie sú vydávané ako originál v elektronickej podobe?

... Ak máte záujem napíšte nám Vaše otázky k problematike povinnej elektronickej komunikácie, ktoré môžeme následne zahrnúť do našej žiadosti o metodické usmernenie na adresu info@vo-portal.sk do 2.8.2018 do 12:00. Metodické usmernenie ÚVO následne zverejníme na vo-portal.sk